Keprotokolan 2

Posted: November 3, 2011 in Protokol
Protokol berasal dari kata Protos dan Kolla.
Protos = lembar pertama
Kolla = melekatkan
Protokol adalah suatu rule of politeness yang berisi aturan, hukum atau perjanjian yang telah disepakati bersama dalam hubungan diplomatik antar negara
Protokol : merupakan etiket resmi berbagai upacara kenegaraan yang sarat tata tertib: tata tempat: tata upacara: dan tata penghormatan.
Apakah yang penting dalam protokol???
Aspek yang penting adalah masalah : tata pengaturan tempat: tata upacara: dan tata penghormatan.
Disini diatur siapa yang berhak mendapatkan prioritas dalam urutan pengaturan tempat
Siapa Saja yang menjadi Prioritas ??
Mereka yang memiliki jabatan dan pangkat tertentu (VIP) dan juga memiliki derajat tertentu (Very Important Citizen). Umumnya kedudukan itu dipeoleh dari kepemilikan tanda jasa dan jabatan.
Pengaturan Tempat Duduk
1.      Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.
2.      Jika menghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.
3.      Kanan adalah utama
4.      Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah yang utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-3-5 dan seterusnya.
Urutan saat naik turun kendaraan
1.      Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.
2.      Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk disebelah kanan, yang kedua yang terpenting dipaling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah
Urutan Saat Datang & Pulang
1.      Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal.
2.      Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan
3.      Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada diarah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begitu turun dari mobil dan sebaliknya.
Menghadiri Perayaan Hari Kemerdekaan
1.      Menghadiri Perayaan Kemerdekaan di Istana, Gubernuran dan kotamadya atau kabupaten merupakan kebanggaan tersendiri bagi orang yang diundang.
2.      Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang.
3.      Patuhi peraturan yang tertera pada undangan.
4.      Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai
5.      Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan.
6.      Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar – mandir untuk menyapa relasi
7.      Tahan diri untuk tidak menguap, kantuk atau melirik kesana kemari.
8.      Jangan ngoborol saat acara berlangsung.
9.      Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.
Diterima Pejabat Tinggi
Diterima pejabat tinggi alias audensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dalam benak anda. Lakukan langkah sebagai berikut.
1.      Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audensi ini.
2.      Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima
3.      Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol.
4.      Datalah nama masing – masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi
5.      Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis diatas kertas berkop organisasi. Masukkan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tujukan kepada pejabat yang bersangkutan.
Saat Audensi
1.      Datanglah setengah jam lebih awal.
2.      Isilah buku tamu yang disediakan
3.      Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut.
4.      Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu.
5.      Dilarang keras merokok.
6.      Masuklah keruangan dengan dipimpin ketua rombongan
7.      Ketua berdiri didekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.
8.      Saat diajak berbicara ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu.
9.      Ketua harus membahas iti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota.
Berfoto Bersama Pejabat
Sebelum audensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabatuntuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atau “menodong”
Usai Audensi
1.      Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi-bagikan pada wartawan.
2.      Segeralah membuat ucapan terimakasih kepada pejabat yang telah menerima.
3.      Serahkan surat tsb dua hari setelah acara audensi selesai kepada petugas protokol.

4.      Jangan lupa mengucapkan terimaksih kepada semua pihak yang membantu terlaksananya audensi

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s